Vom Produktionsleiter zum Change Manager

Die wahrscheinlich anspruchsvollste Phase in der Einführung einer neuen Technologie? Nicht etwa die Entwicklung der Technologie, sondern ihre tatsächliche Akzeptanz und Umsetzung in der realen Arbeitswelt. Mitarbeiter müssen neue Technologien tatsächlich in ihren Arbeitsalltag einbinden wollen und eine Akzeptanz hierfür aufzubauen ist nicht immer einfach.

 

Eine Umfrage von strategy+business unter Produzenten ergab, dass etwa 50% der befragten Manager glauben, dass ihre Mitarbeiter gegenüber einem digitalen Wandel nicht offen sind. Dieser Blick in die Zahlen verdeutlicht, welche Relevanz Change Management bei industriellen IT-Initiativen zukommt.

Produktions- oder Werksleitern kommen bei Change Management Prozessen eine wichtige Rolle zu, indem sie dafür sorgen, dass die Belegschaft neue Technologien wirklich in ihren Arbeitsalltag integrieren und die Funktionalitäten verstanden haben. Daher ist es wichtig, dass in erster Linie sie selber hinter einem technologischem Wandel stehen, bevor sie Mitarbeitern neue Technologien vorstellen. In einer Prosci-Studie unter 575 “Change” Beauftragten bezeichneten 84% das Engagement von operativen Leitern und Vorgesetzten als "extrem wichtig" oder "sehr wichtig" für den Projekterfolg.

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Produktionsleiter in einer neuen Rolle

Operative Leiter kümmern sich täglich um viele unterschiedliche Aufgaben, Change Management gehört in der Regel nicht dazu. Dennoch stehen sie bei der Einführung von IT-Initiativen an vordersten Front und müssen sich in der Folge Verantwortlichkeiten stellen, die normalerweise außerhalb ihrer eigentlichen Kompetenz liegen. Es gibt verschiedene Gründe, weshalb operative Leiter jedoch die geeignetsten Personen in produzierenden Unternehmen sind, um sich mit Change Management näher auseinanderzusetzen:

  • Während die Geschäftsführung in der Regel die eigentliche Entscheidung zugunsten neuer IT-Projekte fällt, können Produktionsleiter durchaus besser geeignet sein, diese Beschlüsse innerhalb der Belegschaft zu vermitteln. Durch den täglichen Kontakt und Austausch mit Angestellten haben Produktionsleiter möglicherweise ein besseres Gefühl dafür die Notwendigkeit für den Wandel verständlich zu darzustellen.
  • Ebenfalls beeinflusst die eigene Akzeptanz der Produktionsleiter gegenüber technologischem Wandel in direkter Weise die anschließende Wahrnehmung (und mögliche Ablehnung) der Mitarbeiter. Produktionsleiter müssen deshalb glaubhafte Befürworter des bevorstehenden Wandels sein, jedoch auch in der Lage sein auf Bedenken und Anliegen der Belegschaft zu achten, um so den Wandel voranzutreiben.
  • Die Einführung neuer Technologien verändert zudem die täglichen Prozesse am Hallenboden oder sogar ganze Produktionsverfahren. Mitarbeiter werden sich bei aufkommenden Problemen und mit Vorschlägen zu Anpassungen in erster Linie an die operative Leitung wenden. Produktionsleiter werden daher auch als Pädagogen und Trainer fungieren müssen, wenn mit Mitarbeitern zusammen Anpassungen in operativen Prozessen vorgenommen werden müssen.
  • Letztendlich werden die operativen Leiter ebenfalls die Kommunikation hinsichtlich des Fortschritts der Implementierung am Hallenboden zurück zum Projektmanagement führen. Durch ihre Position zwischen Planung und Umsetzung des Wandels, fungieren sie als Bindeglied und führen den Austausch von beispielsweise Erfahrungen über Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität der Initiative an.

Die aufgeführten Punkte machen deutlich, wie zahlreich die neuen Anforderungen an den Produktionsleiter sein können -  davon abgesehen, dass er seinen regulären Pflichten ebenfalls nachkommen muss. Auch deshalb oder gerade deswegen sollten zu aller erst betroffene operative Leiter selbst, bevor sie zu Change Managern werden, den anstehenden Wandel verstehen und eine Akzeptanz ihm gegenüber aufbauen.

Operative Leiter auf die Umstellung vorbereiten

Vielleicht ist Ihnen der Begriff Manager’s Dilemma geläufig. Er verweist auf die Tatsache, dass Manager keine effektiven Überbringer des Wandels sein können, wenn sie ihn selber nicht wirklich verinnerlicht haben. Obwohl die Abneigung des mittleren Managements oftmals die größte ist, da der Veränderungsprozess besonders auf sie als Bindeglied zwischen Belegschaft und Geschäftsführung großen Druck ausübt, müssen sie nun neben ihren täglichen Aufgaben ebenfalls weitere Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit einem neuen Projekt übernehmen. Die Überwindung des Manager’s Dilemma bedingt strategische Kommunikation und die Weiterbildung des jeweiligen operativen Leiters, insbesondere wenn frühere Initiativen zum Wandel bereits gescheitert sind.

Produktionsleiter als besondere AdressatenScreen Shot 2019-01-21 at 11.09.18 AM

Geschäftsführer legen üblicherweise bei der Bewertung eines IT-Projekts neben dem ROI auch die möglichen Auswirkungen hinsichtlich Effizienz von Geschäftsprozessen zugrunde. Demgegenüber fließt in die Bewertung der Belegschaft stattdessen möglicherweise der Aspekt, ob sie durch die Einführung neuer IT-Anwendungen in der Zukunft um ihren Arbeitsplatz fürchten müssen.

Für Produktionsleiter spielen sogar oft beide Faktoren eine Rolle. Genau wie die Geschäftsführung werden Produktionsleiter für die Effizienz in der operativen Produktion verantwortlich gemacht. Gleichzeitig fragen sie sich möglicherweise, inwieweit sie ihren eigenen Arbeitsplatz mit der Einführung von neuer Technologie gefährden. Doch es kommen für sie noch weitere unterschiedliche Faktoren dazu, z.B. ob die Einführung ihre eigene Autorität in Frage stellen könnte oder ob eine neue Technologie ggfs. für Leiharbeiter benutzerfreundlich genug sein wird. Bedingt durch diese einzigartige Situation, ist es notwendig eine ebenso einzigartige Kommunikationsstrategie für operative Leiter zu entwickeln.

Wählen Sie den richtigen Ansatz: Beginnen Sie die gemeinsame Evaluation einer IT-Einführung mit einem konkreten Anwendungsfall, der sich positiv auf die Arbeit des Produktionsleitern auswirken wird, wie z.B. die Erhöhung des OEE oder die Beseitigung von Engpässen. Diese konkreten Vorteile vor Augen zu führen, wird Produktionsleitern helfen im weiteren Prozess die eigentliche Notwendigkeit nicht aus dem Fokus zu verlieren.

  • Proaktiv mit möglichen Ursachen für Ablehnung umgehen: Überlegen Sie sich im Voraus wie sich der Wandel auf Produktionsleiter auswirken wird, fachlich aber auch persönlich. Wird er beispielsweise während der Implementierung längere Arbeitszeiten einplanen müssen? Suchen Sie nach Möglichkeiten diese Probleme im Vorhinein zu regeln und sich nicht erst bei Auftreten mit ihnen zu befassen.
  • Seien Sie authentisch und enthusiastisch: Produktionsleiter müssen spüren, dass die Geschäftsführung von der geplanten Veränderung wirklich überzeugt ist und sich in den Prozess einbringen wird. Verdeutlichen Sie, dass die Geschäftsführung den Wandel gemeinsam vollziehen will und die nötige Unterstützung einbringt, um einen reibungslosen Prozess zu ermöglichen.
  • Bieten Sie eine Plattform für Diskussionen und Anregungen: Operative Leiter sollten die Möglichkeit haben sich ohne Vorbehalte zu den Plänen äußern zu können, lange bevor sie die Initiative der Belegschaft vorstellen werden. Bieten Sie Produktionsleitern sowohl eine formelle als auch eine informelle Möglichkeit, in den Austausch zu treten und jegliche Bedenken aus dem Weg zu räumen.

Bieten Sie Möglichkeiten zur Weiterbildung im Bereich Change Management

Change Management ist kompliziert, die meisten operative Leiter müssen nicht allzu häufig größere Veränderungen leiten. Dennoch bieten oft nur wenige Unternehmen Unterstützung und Weiterbildungsmöglichkeiten an, was den Erfolg des betrieblichen Wandels erheblich gefährdet. Obwohl insbesondere KMUs möglicherweise kein umfangreiches Budget für Trainings im Bereich Change Management zur Verfügung steht, gibt es trotzdem Möglichkeiten den betroffenen Verantwortlichen zu helfen und in der neuen, erfolgskritischen Rolle zu bestehen.

  • Modellieren Sie den Change Management Prozess für Ihre Produktionsleiter: Übertragen Sie die obigen Change Management Strategien für Produktionsleiter und wenden Sie diese auf Mitarbeiterebene an. Zeigen Sie, wie das Change Management Messaging für die Produktionsleiter Position entwickelt wurde, damit diese verstehen warum und mit welchen Mitteln sie selber überzeugt wurden.   
  • Geben Sie Produktionsleitern etwas in die Hand: Erwarten Sie nicht, dass verantwortliche Leiter nach einem absolvierten Change Management Training ausgebildete Experten sind. Eine kurze Anleitung mit elementaren Prinzipien hinsichtlich Change Management kann dabei helfen den Lernprozess auch im Alltag fortzusetzen. Hier könnten bspw. spezifische Beispiele über die richtige Wortwahl angeführt werden oder entsprechende Maßnahmen erklärt werden, wenn Schritte innerhalb einer IT-Initiativen auf unerwartet großen Widerstand stoßen.  
  • Kontinuierliche Unterstützung anbieten: Produktionsleiter werden in den verschiedenen Phasen eines IT-Projekts mit unterschiedlichen Herausforderungen konfrontiert. Beispielsweise müssen sie gerade zu Beginn besonderes Augenmerk auf die Vermittlung des Zwecks und Nutzens einer Veränderung legen. Während der Implementierungsphase, spielt dann besonders der richtige Umgang mit frustrierten Mitarbeitern eine wesentliche Rolle. Dementsprechend ist es wichtig zu jeder Zeit sie mit den entsprechenden Ressourcen zu unterstützen.

Machen Sie aus Produktionsleitern den Vorreiter des technologischen Wandels

Operative Leiter werden bei Technologieeinführungen eine entscheidende Rolle übernehmen, da sie genau wissen, wie sich die neuen Möglichkeiten auf bestimmte Prozesse und Verfahren auswirken wird. Nutzen Sie dieses Know-how und bringen Sie die Produktionsleiter dazu, sich aktiv in die Formulierung und Implementierung des neuen Prozesses  einzubringen. Dieser Ansatz wird nicht nur sein eigenes Verantwortungsbewusstsein für den Wandel verfeinern, sondern auch die Position der Produktionsleiter als Führungskraft gegenüber der Belegschaft stärken.

  • Arbeiten Sie frühzeitig und eng zusammen: Bringen Sie Ihre Produktionsleiter dazu so früh wie möglich neue technologische Möglichkeiten in die eigene Produktion zu integrieren. Das soll nicht bedeuten, dass der Prozess völlig demokratisch ablaufen sollte. Präsentieren Sie stattdessen die aktuelle geschäftliche Herausforderung zusammen mit der vorgeschlagenen Lösung und ziehen sie die operativen Verantwortlichen in bestimmte Teilbereiche mit ein. Laden Sie beispielsweise den Produktionsleiter zu einer Software-Demo ein und geben Sie ihm die Möglichkeit anschließend fachliches Feedback zugeben.
  • Führen Sie operative Leiter als Vermittler an: Operative Leiter sind gut positioniert, um als Bindeglied zwischen der Belegschaft und dem IT-Projektmanagement zu fungieren. Dies ist eine unglaublich wertvolle Rolle. Nutzen Sie diese Position zur Informationsgewinnung und zeigen Sie Produktionsleitern, welche Fragestellungen während bestimmter Testphasen von der Belegschaft beantwortet werden müssen und wie die Kommunikation hinsichtlich des Feedbacks mit dem Projektteam ablaufen sollte.
  • Positionieren Sie operative Leiter als sachkundige und kompetente Ansprechpartner: Jede größere Veränderung erfordert eine intakte, unternehmensweite Kommunikation. Achten Sie immer wieder darauf, dass die operativen Führungskräfte aktiv an einer Entscheidung mitbeteiligt waren. Vergewissern Sie sich, dass die Mitarbeiter bei Fragen oder Bedenken zu ihren Vorgesetzten gehen können und die wichtige Rolle der Produktionsleiter im Projekt verstanden haben.

Letztendlich, nachdem Zeit und Ressourcen in das Change Management geflossen sind, sollten die treibenden Verantwortlichen einer IT-Technologie in der Lage sein den Anpassungsprozess reibungslos und effizient zu gestalten. Kompetente Produktionsleiter werden sich verstärkt dafür einsetzen, dass die Belegschaft an Bord ist und das neue Technologien und Standardverfahren nachvollzogen werden können. Ebenfalls, haben jene Verantwortliche einen stärkeren Antrieb auch von sich aus nach neuen innovativen Lösungen für andere Geschäftsbereiche zu suchen.

 

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Themen: Digitalisierung & IIoT, Industrie 4.0, change management

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